よりよい管理を実現する為に、まずは現状の把握を

理事長や理事に就任したての頃は何から始めていいのかわからず、結局知らない間に管理会社や他人任せになっていることが往々にあります。そのような場合まず第一に今の管理の現状を把握することが望ましいと言えます。現状を把握することで、問題点や改善箇所が徐々に見えてくるはずです。

〜決算資料編〜

毎年年度末に開かれる総会。ここで全区分所有者に配布される決算報告書は、現在のマンションの財務体質を把握する上で最適な資料です。ただその資料もチェックポイントを押さえておかなければ、ただの紙切れにすぎません。最低以下の内容をチェックするだけでも、現状の問題点が見えてくるはずです。 �@ 一般会計の収入の部において居住者から集まる管理費以外に、利用者から集める駐車場代や駐輪場代の全額あるいはその大部分が計上されている場合　　　　　　　　　　　　　　　　　　 ↓！事実上赤字会計である可能性が高い！ （当期剰余金から駐車場収入等を引くと赤字になる） ※ 駐車場・駐輪場などの使用料収入は本来、修繕積立金に組み入れるべきで、別会計とすべきものです。特定の施設の利用者が支払った使用料は、その特定施設の管理や改修・改善当に充てるべき費用とするのが、正当な処理の仕方です。それを一般管理費の収入に組み入れることによって事実上の管理収入の水増しを行っているのです。 �A 一般会計の支出の部において管理会社に委託している項目が一括して「管理委託費」として計上されている場合　 ↓！丼勘定による水増しの可能性もある！ ※　「管理委託費」には、通常その中に個別の業務である「事務管理業務費」「管理員業務費」「清掃業務費」等が存在しています。それらを一括にすることで、個々の金額を明確にせず、丼勘定を可能にさせている場合があります。

〜重要事項説明編〜

昨年施行された「マンション管理適正化法」により義務付けられた「重要事項説明」では、管理会社が管理組合との間で結ぶ管理委託契約の内容を契約更新の際に、内容変更の有無にかかわわらず、管理組合に対して説明の義務を負うようになりました。 �@ 財産管理の方法の確認 修繕積立金は金銭で保管されているのか有価証券で保管されているのか？管理費のお金の流れはどのようになっているのか？口座の名義は誰になっているのか？通帳・印鑑は管理組合、管理会社のどちらが保管しているのか？等が一目瞭然でわかります。 �A 契約期間・契約の更新・契約の解除に関する事項の確認 契約は1年契約なのか2年契約のなのか？契約の更新・解除の手順はどのように決められているのか？等が一目瞭然でわかります。 �B 管理委託の仕様内容の確認 管理会社が管理組合に対して提供する管理業務の仕様内容が記載されています。記載されている内容で、実際には行っていない内容はないか？記載はされていないが、業務の中に組み入れるべき内容はないか？など契約上の取り決めと現状とを見比べる上で有効なものとなります。

 

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