理事会議事録　その作成意義と方法

理事会の議事録⇒総会議事録に準じる

理事会の議事録については、規約上は議事録を作成しなければならないと定めがあるのみで、総会議事録のように議事録の記載内容や署名押印等についての明確な規定はありません。 　一方、理事に関しては規約においてその職務についての規定が定められているのが通例ですので、その職務権限に関する理事会の決議の効力は、規約の効力と同一のものと考えられ、組合員及びその承継人にも及ぶものと理解されるのが普通です。 　そのため、理事会の決議の要領や結果については議事録に記録し、かつ、閲覧が可能な状態にしておくことが求められることになります。

標準管理規約でも総会議事録に準用

標準規約では、理事会の議事録について、総会の議事録の規定（議長の作成、議長及び出席理事2名の署名・押印、議事録の保管や閲覧）を準用し、基本的に両議事録の作成方法等に差を設けてはいません。

議事録作成者は　議長＝理事長／署名押印＝出席理事

議事録の作成義務は理事会の議長たる理事長に発生します。また議事録への署名押印は出席理事全員のものがあるのが望ましいといえます。実際には理事会に参加した管理会社フロントマンが作成した理事会議事録案を理事長（理事）に確認してもらい署名押印を頂くという方法が一般的です。しかし理事会自体は管理組合による管理組合の為の会なので理事役員自身が議事録には責任を持って作成・管理する必要があるといえます。

議事録の要件不足

�@理事長の署名押印がない 　理事長＝（通常議長）の署名押印がない場合は議事録としての最低限の要件を欠いているといえます。署名のみ場合も記名者が作成したことにはならず、基本的には議事録の要件欠きます。 　�A理事長の署名押印があるが出席理事の署名押印がない 　この場合は、議事録としての最低の要件は充足しているが、他の期日の議事録には出席理事の押印があるのであれば、当核議事録の内容の真正の担保力を弱めることになり、議事録としては欠陥があるといえます。 　�B出席理事の署名のみ 　その理事が議事録作成の職務分担者でない限り、作成者を欠くと言わざるを得ません。

 

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