文章の種類によって保存期間は一様ではない

管理組合が保存しなければならない各種文書の保存期間につては、区分所有法上は特に規定はありません。そのため、規約や集会の決議で特に保存期間を定められていない限り、内容や第三者に対する開示等の必要性を考慮して、判断する必要があります。

規約、細則、総会議事録

いずれも永久保存する必要があります。理事会議事録もこれに準じた形が理想ですが、古い物に関しては総会などの承認を得た上で随時廃棄していくことはやむを得ないでしょう。

総会委任状

委任状とは、総会議決権を代理人によって行使する場合の代理権証明書です。総会に際しての代理権の授権は、総会ごとに行う必要があります。　よって本来、総会終了後にこれを保存しておく必要性はありません。　ただし、総会の定足数等の決議要件が問題とされ、後日争いが発生するような事も考えられますので、3年ぐらい保存しておけばよいと考えられます。

駐車場の利用申込書およびその添付提出書類

規約や駐車場使用細則の規定にしたがって、駐車場利用希望者から利用申込みを受け付ける事になっています。この場合の利用希望者は、主に申込者の利用適格を審査する為のものである為、その後の駐車場利用契約の締結までの準備的なものであり、資格の判定によってその目的は達成されます。　よって判定終了後は保存する必要は基本的にはありませんが、業務の継続の利便性を考慮すると、2年程度の範囲のものは保存しておくのが望ましいと考えられます。

書類の保存期間と保管場所は明確に

管理組合で必要な書類の保存期間・保存場所等は規約や細則等ではっきりと明文化しておく事が望ましいといえます。　その規則に従い、毎年理事会等が中心となって管理していく事が必要です。　現状では管理会社に保管を全て任せてしまい、その保管場所等が組合員に対して明確にされていない場合が多いようですが、本来書類等は組合の所有物ですので、自ら管理することが当然であるといえるのです。

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