決算・予算報告書作成と監査
区分所有法に基づき、管理者（管理組合法人の場合は理事）は、少なくとも毎年1回総会を開催しなければなりません。そしてその開催時期は法律では定められてはおりませんが、通常管理規約によって決算次期を基準として定められています。標準管理規約においては、総会の開催時期を「毎年１回新会計年度開始以後２ケ月以内に招集しなければならない」としていますが、管理規約で「３ヶ月以内」等に定めている場合もよくありますので、マンションによって決算資料作成に関する期日は異なります。
また、会計監査は管理会社や監事にまかせきりにするのではなく、他の役員も事前に充分精査しましょう。一般的に決算理事会において、監査後の決算資料を承認・確定しますが、その決算理事会前に最低でも管理者（理事長）は内容を充分把握しておく必要があります。（管理組合法人の場合、監事を置き会計の監査を行なうことが義務付けられていますが、法人で無い場合、監事は存在しないこともあります。）
次期役員候補の選出
通常、管理組合の役員は総会で選任することになりますが、積極的な理事会運営を促進するためにも、事前に役員候補を選出しておき、決算理事会に参加してもうらうと良いでしょう。役員の引継がスムーズに行なわれますし、次期役員も前任者が計画した路線をただ実行するだけというのでは、新役員のやる気がそがれてしまう可能性もあります。次年度の事業計画案・予算案は現役員と次期役員候補が協力して作成したほうがよいと考えられます。
総会日から逆算して期日までに議案発送
一般的に、総会議案書の発送は、総会通知書と共に行ないます。議案内容が普通決議事項だけであれば、召集時には会議の目的となる事項のみを通知すればよいのですが、一定の重要な事項を会議の目的とする場合は、議案内容全てを通知する必要があります。また、区分所有者全員の都合の良い日程で総会を開催することは不可能に近く、委任状や議決権行使書を利用することが必須となりますので、重要事項が無い場合でも召集案内と共に議案書を発送すべきであると考えます。
従って、管理規約に基づいて、総会開催日から逆算して、召集通知発送日までに議案書を完成・印刷する必要があります。
総会での役割・進行の打ち合わせ
総会の成立には、管理規約に基づき、一定の議決権及び区分所有者数が必要となります。総会議長の挨拶後の第一声に、総会が成立している旨を宣言することになります。当日、混乱なく、総会の進行をスムーズに行なうために、事前に役割の決定や議長のシナリオ等を準備・打ち合わせしておくと良いでしょう。
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