Ｑ１６．総会の委任状と議決権行使書とは？

委任状 　総会の決議は出席組合員の賛否によって決しますが、一般的な規約の定めでは、総会の出席組合員には委任状提出者（および書面による議決権行使者）も含まれています。また、法的には委任の対象者について定めはありませんが、標準管理規約では「同居人」・「住居を借り受けた者」・「他の組合員」・「他の組合員の同居人」のいずれかとなっています。 　委任状の書式に明確な定めはありませんが、以下のようなスタイルのものが一般的に使用されており、代理人氏名が空白の場合（白紙委任状）、理事長に権限を一任するかたちになります。 　極端に出席人数が少ない総会でも、委任状（および議決権行使書）によって必要定数を満たせば、総会は成立し決議も正常に行なわれることになります。しかし、実際の総会で反対意見が多数あるにも関わらず大量の白紙委任状で可決したようなケースでは、理事長が強引に採決したような誤解を受けることもありますので注意が必要です。出来ることならば、あらかじめ白紙委任状が多い事がわかっている場合は、理事長および理事等が協力し、実際に出席していただけるよう呼びかけ、客観的に誰が見ても正常な議決が行なわれるよう努力すべきでしょう。 委任状 　私は、　　　号　　　　氏を代理人と定め　○○年○○月○○日開催の○○○○管理組合第○期・通常総会に関する一切の権限を委任します。 ○○年○○月○○日 ○○○○管理組合　殿 住居番号　　　　区分所有者　　　　　　　　　　　　　　　　印 　※代理人の指名がない場合は、理事長に一任とさせていただきます。   議決権行使書 　 総会における書面又は代理人による議決権の行使は、区分所有者の法律上の権利です。よって、規約等でこれを一切認めないと定めたり、著しい制限を加えたりすることも出来ません。 　議決権行使書による書面投票は、あらかじめ通知を受けた議案について、総会開催前に賛否を記載した書面を総会の招集者（一般的には理事長）に提出して、議決権を行使するものです。 書面投票はその提出自体が議決権の行使である点が、委任状による議決権の行使と異なります。 議決権行使書 　私は、○○年○○月○○日開催の○○○○管理組合第○期・通常総会の議案について、下記の通り議決権を行使いたします。 第１号議案　　　賛成　　・　　反対 第２号議案　　　賛成　　・　　反対 第３号議案　　　賛成　　・　　反対 第４号議案　　　賛成　　・　　反対 第５号議案　　　賛成　　・　　反対 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　以上 ○○年○○月○○日 ○○○○管理組合　殿 住居番号　　　　区分所有者　　　　　　　　　　　　　　　　印 　※行使内容に○表示がない場合は、賛成とみなします。

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