Ｑ１７．総会の議事録作成の仕方は？

議事録作成人 　総会の議事録は議長が作成します。法的には区分所有法第42条に定められています。 　通常、法人でない管理組合は、管理者（ほとんどの場合は規約で理事長を管理者として定めています）が議長となり、管理組合法人は理事長が議長となります。 　また、上記以外の区分所有者が 総会を招集した場合は、招集者の中の1人が議長となります。 署名捺印 　一般的に議事録の作成は書面にて行われています。書面による議事録には、議長及び集会に出席した議長以外の区分所有者2名が署名捺印を行います。 　また、書面以外の議事録作成方法として電磁的記録があります。電磁的記録により作成されている場合は、署名捺印に代えて、議長及び集会に出席した議長以外の区分所有者2名が、法務省令でさだめられた電子署名を 行います。 　ただし、管理組合で電子署名を行う場合は、区分所有者全員が電子署名に対してある程度知識を持っていることが前提になりますので、実際に電磁的記録方法を採用するのは一般的にかなり難しいものと思われます。 議事録の記載内容 　議事録には、議事の経過の要領およびその結果を記載します。議事の経過とは、開会、議題、議案、討議の内容、表決方法、閉会等をいいます。 　また、要領の記載ですので、その内容を逐一記載する必要はなく、経過を要約して記載すればよいということになります。 　加えて、総会の成立と各議決の成否の根拠を示すために、組合員総数、議決権総数、出席（書面・代理人による出席を含む）組合員数、その議決権数および各議案毎の賛成組合員数（普通決議の場合には、賛成多数という表現もあります）、議決権数を記載する必要があります。 　また、議事録の作成を怠ったり、本来記載すべき事実を記載しなかったり、事実に反する記載をした場合は、区分所有法によって20万円以下の過料に処されますので、速やかに正しく作成しましょう。

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